مسئول دبيرخانه

تقسيم كاربين كاركنان دبيرخانه و مراقبت برحسن انجام وظايف آنان ؛

- دريافت نامه ها ، بخشنامه ها ودستورالعمل هاي وارده وتحويل به موقع آنها به مقام مربوط به منظور اطلاع وارجـاع ؛

- مطالعه نامه ها ، بخشنامه ها ، دستورالعمل هاي رسيده وتقسيم آن به قسمت هاي تابعه اداره براساس اختيارات تفويض شده ؛

- رسيدگي درانجام امورجاري دبيرخانه؛

- تحويل پيش نويس نامه ها ، بخشنامه ها ،فرمها و دستورالعمل ها به ماشين نويسي پس ازامضاء مقام مربوط؛

- اقدام لازم به منظور مقابله نامه ها وتطبيق پيش نويس ها با متن تايپ شده و رفع نواقص آن ؛

- اقدام به تكثير بخشنامه ها ، دستورالعمل ها ، فرمها وغيره پس از صدور دستور مقام مربوط با رعايت صرفه جوئي؛

- تطبيق رونوشت با اصل نامه ها واسناد وتأييد و گواهي آنها ؛

- ممهورنمودن نامه ها،گواهي ها ، كارنامه ها ، ارزش تحصيلي ها وغيره به مهر مديريت /اداره/منطقه آموزش وپرورش پس از تأييد مقام مسئول اداره ؛

- بررسي به پيش نويس مكاتبات ونامه ها به منظور تكميل امضاء تهيه كنندگان؛

- تحويل نامه هاي ماشين شده به مدير/رئيس يا معاونين جهت امضاء برحسب تفويض اختيار؛

- پاسخگويي به سئوالات مراجعان وانجام راهنماييهاي لازم ؛

- نظارت مستقيم برحسن انجام كاركاركنان دبيرخانه ، بايگاني ، ماشين نويسي و نامه رسانان برابر سازمان مصوب؛

- تهيه پيش نويس مكاتبات وگزارش هاي لازم ؛

- پاسخگويي مناسب به تماس هاي تلفني وسوالات حضوري مراجعان در چارچوب وظايف مربوط به پست مورد تصدي ؛

- انجام ساير امور ارجاعی در چارچوب پست مورد تصدی در صورت لزوم.



ثبات و متصدی امور دفتری

- دريافت نامه هاي وارده وصادره ازمسئول دبيرخانه به منظورثبت درسيستم رايانه ودفاتر؛