- تقسيم كاربين بايگان ها به طورمساوي ونظارت برحسن انجام وظايف آنها ؛

- دريافت كليه نامه هائي كه دستور( بايگاني شود) دارد و سوابق پرونده وپيش نويس هاي صادره از دبيرخانه و واحدهاي مختلف داخلي ؛

- مطالعه پيش نويسهاي صادرشده ونامه هايي كه بايد بايگاني شود؛

- طبقه بندي وتعيين موضوعاتي كه نامه بايد تحت آن عناوين بايگاني شود ؛

- تشكيل پرونده وثبت وتعيين شماره پرونده روي نامه ها يا پيش نويس نامه هـا ؛

- ثبت شماره نامه دردفاتر راهنماي بايگاني ؛

- تفكيك كردن كارهايي كه بايد در پرونده ها جايگزين شود با توجه به سيستم بايگاني موجود؛

- انجام بايگاني روزانه نامه ها و پرونده ها ؛

- جلوگيري از انحراف از سيستم هاي موجود بايگاني مطابق دستورالعمل مربوط ؛

- مراقبت ونظارت درنگهداري سوابق پرونده واوراق نوسازي پوشش پرونده ها ؛

- تحويل پرونده و سابقه اشحاص فقط به افراد ذيصلاح در قبال اخذ رسيد؛

- تعيين واحدها ومسئولاني كه حق دريافت پرونده دارند با توجه به خط مشي هايي كه مديرواحد تعيين شده با نظر مدير رئيس/معاون ومسئول دبيرخانه وابلاغ آنها ؛

- بررسي درخواستهاي ارسالي سابقه وپرونده وتعيين كلاسمان وارجاع آن به بايگان مربوط ؛

- مراقبت ونظارت درتحويل دادن سوابق پرونده ها و اقدام لازم براي اعاده آن ها درصورت تأخير ؛

- مراقبت ونظارت درتنظيم ونگهداري برگهاي بيرون از پرونده ها ؛

- تحويل گرفتن پرونده هائي كه ازسايرمناطق آموزش وپرورش ميرسد وكنترل اوراق محتواي آن واختصاص دادن شماره بايگاني براي آن درسيستم رايانه اي و دفاتر مربوط ؛

- تهيه پيش نويس اعلام وصول پرونده هاي دريافت شده؛  

- دريافت نامه هائي كه طي آن پرونده يا سوابقي بايد به اداره يا سازماني ارسال شود وارجاع آن به بايگان مربوط به منظور آماده نمودن و برگ شماري پرونده و ضميمه كردن به نامه مربوط ؛

- نظارت ، راهنمائي و هماهنگ كردن كار بايگانها وهمكاري لازم درامور بايگاني و رفع مشكلات آنها؛

- كوشش دربهبود كيفيت نگهداري پرونده ها از نظر وضع محل وجلوگيري از رطوبت ، نور ، گردوخاك ، آتش سوزي وغيره وگزارش نارسائيهاي احتمالي به مسئول مافوق ؛

- تهيه پيش نويس مكاتبات درصورت لزوم ؛

- به کارگيری مساعي لازم در جهت تكريم و حفظ حرمت ارباب رجوع و پاسخگويي مناسب به آنها؛

- نظارت مستقيم بركار بايگاني؛

- پاسخگويي مناسب به تماس هاي تلفني وسوالات حضوري مراجعان در چارچوب وظايف مربوط به پست مورد تصدي ؛

- انجام ساير امور ارجاعی در چارچوب پست مورد تصدی در صورت لزوم.

- دريافت نامه ها ، پيش نويس ها و سوابق پرونده هائيكه بايد بايگاني شود از مسئول مربوط براساس تقسيم كار ؛

- تنظيم نامه ها ، پيش نويس ها بر اساس شماره كلاسمان ؛

- تعيين پرونده مربوط به هر سابقه و بيرون آوردن آن به منظور جايگزين كردن و ضبط سوابق رسيده در پرونده با رعايت نظم و ترتيب ؛

- تشكيل پرونده هاي جديد بايگاني بر اساس دستور مسئول مربوط ؛

- مراقبت و نگهداري از سوابق و اوراق موجود در بايگاني و خودداري از تحويل دادن آن به اشخاص غير مجاز ؛

- آماده نمودن پرونده يا سابقه درخواستي بر طبق دستور مسئول مربوط و تحويل آن به درخواست كننده با اخذ رسيد ؛

- پيگيري لازم جهت اعاده سوابق و پرونده هائي كه براي اقدام از بايگاني خارج مي شود .

- تنظيم و نگهداري برگه هاي رسيده بر حسب تاريخ.

- رسيدگي و برگ شماري و لاك ومهر نمودن پرونده و سوابقي كه به ساير ادارات و موسسات و سازمانهاي دولتي فرستاده مي شود برابر ضوابط.

- رسيدگي به پرونده ها به نحو مطلوب وجلوگيري از آسيب هاي احتمالي از قبيل نور آفتاب ، رطوبت ، گردوخاك و اتش سوزي و غيره.

- اعلام به موقع درخواست ملزومات ، وسايل و لوازم التحرير مورد نياز به مسئول مربوط.

- تهيه پيش نويس مكاتبات و گزارشهاي لازم.

- پاسخگويي مناسب به تماس هاي تلفني و سئوالات حضوري مراجعان در چهار چوب وظايف مربوط به پست مورد تصدي.

انجام دادن ساير امور مربوط در صورت لزوم.